BÍ QUYẾT NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC- tác giả Brian Tracy.[tóm tắt sách]

26/04/2022

Mỗi ngày ai cũng có 24 giờ và thông thường chúng ta thường dành từ 8 đến 10 tiếng cho công việc. Cũng trong cùng một khoảng thời gian như vậy, nhưng hiệu quả công việc của mỗi người có sự khác nhau. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng khám phá xem làm thế nào để nâng cao hiệu quả công việc nhé.

Những điều được chia sẻ dưới đây được rút từ cuốn sách Eat That Frog – 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time dịch sát nghĩa là: Ăn ngay con ếch đó – 21 nguyên tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn hơn của tác giả Brian Tracy.

Hãy “xử” con ếch đó

Nếu việc cần làm của chúng ta vào mỗi buổi sáng là ăn một con ếch sống – điều kinh khủng nhất – thì chúng ta không nên trì hoãn mà hãy thực hiện ngay để được hưởng trọn vẹn một ngày thoải mái với ý nghĩ rằng điều không mong muốn kia đã được thực hiện. Như thế sẽ tốt hơn là cứ để nó làm ảnh hưởng cả một ngày còn lại của chúng ta.

Con ếch xấu xí, kinh khủng đó là tượng trưng cho những nhiệm vụ quan trọng nhất mà mỗi chúng ta phải ưu tiên thực hiện trong kế hoạch làm việc của mình. Nếu lẩn trách những công việc trọng yếu, chúng ta sẽ không bao giờ đạt được thành công như mong đợi.

Để nâng cao hiệu quả công việc bạn cần tuân thủ tốt 21 nguyên tắc sau :

⧪Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu

Chúng ta phải làm rõ với bản thân mình những mục tiêu quan trọng cần đạt được. Khi biết rõ điều mình mong muốn và nắm được phương pháp để đạt mục tiêu, chúng ta sẽ thắng được tâm lý ngần ngại và trì hoãn những công việc cần làm. Ngay từ bây giờ, hãy viết ra giấy những mục tiêu cần đạt được bằng cách áp dụng bảy bước đơn giản sau:

👉Quyết định chính xác các mục tiêu;
👉Viết ra giấy các mục tiêu và kế hoạch;
👉Ấn định thời hạn chót để hoàn thành các mục tiêu;
👉Liệt kê tất cả các việc cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra;
👉Chuyển những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể;
👉Thật sự hành động, thực hiện các việc trong kế hoạch;
👉Tự cam kết một phần nhiệm vụ mỗi ngày và tiến gần hơn đến mục tiêu.

⧪Nguyên tắc số 2: Lập kế hoạch làm việc

Rõ ràng, hành động sẽ tốt hơn sự trì hoãn, thế nhưng hành động không có kế hoạch sẽ dẫn đến thất bại. Do đó, chúng ta phải lập kế hoạch làm việc – tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày. Chúng ta phải phân công việc lớn thành nhiều phần chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể.

Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ phác thảo phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó. Chúng ta cần ghi nhớ nguyên tắc 10/90, tức là: dành ra 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện sẽ giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

⧪Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20

Chúng ta hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc nào đều được cấu thành từ 20% thiểu số nhưng quan trọng, và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn – bằng cách phân tích để xác định những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm 10% – 20% số lượng nhưng có thể đóng góp đến 80 – 90% thành quả. Chúng ta phải tập trung tối đa thời gian, công sức vào những nhiệm vụ trọng yếu này. Dù chúng có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn sàng đương đầu với chúng, giống như sẵn sàng lên tinh thần để nuốt trọn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy.

⧪Nguyên tắc số 4: Tiên đoán hậu quả để xác định việc quan trọng

Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán và xác định được tính quan trọng của hành động hay một nhiệm vụ. Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định ngắn hạn. Diễn giả Dennis Waitley cho rằng: “Kẻ thất bại hành động để làm dịu đi sức ép công việc hiện tại, còn người thành công hành động cho mục tiêu dài hạn.”

⧪Nguyên tắc số 5: Sử dụng phương pháp ABCDE để hoạch định công việc

Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tụ ưu tiên:
👉A là những công việc rất quan trọng mà chúng ta phải thực hiện nếu không muốn gánh chịu hậu quả đáng tiếc. Đây là những con ếch mà bạn phải “ăn” từng ngày. Nếu có nhiều công việc loại A, chúng ta sẽ đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân cấp độ quan trọng của chúng.
👉B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.
👉C là những việc vô thưởng vô phạt. Làm hay không làm cũng không mang lại hiệu quả hay khác biệt gì lớn.
👉D là những việc mà chúng ta có thể giao phó, nhưng phải giao phó cho đúng người.
👉E là những công việc có thể gạt bỏ. Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời gian cho những việc E này.

⧪Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu

Tất cả mọi nghề nghiệp, công việc đều có các lĩnh vực trong yếu. Ví dụ:
Công việc trọng yếu của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, phân công nghiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết quả và lập báo cáo
Công việc trọng yếu của một nhân viên bán hàng gồm có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…

Hãy tự đánh giá bản thân trong từng lĩnh vực trọng yếu và chú ý đặc biệt đến lĩnh vực mà chúng ta còn yếu kém, rồi nỗ lực khắc phục những điểm yếu đó. Nếu làm tốt các lĩnh vực trọng yếu, chúng ta sẽ tạo ra kết quả vượt trội.

⧪Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả

Luật tập trung hiệu quả chính là: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng luôn đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất.”
Hãy trả lời ba câu hỏi sau: “Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?”, “Công việc nào chỉ tôi và một mình tôi thực hiện và hoàn thành xuất sắc mới thực sự tạo ra sự khác biệt?” và “Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?”
Chúng ta sẽ xác lập được trình tự ưu tiên cho những công việc có giá trị nhất cần tập trung hoàn thành.

⧪Nguyên tắc số 8: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

Để vượt qua trạng thái chần chừ, ngần ngại và đạt hiệu quả cao, chúng ta phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã sẵn sàng, chúng ta như súng đã lên nòng hay cung đã giương tên. Chỉ cần một lực đẩy nhỏ, chúng ta sẽ lập tức khởi động nhiệm vụ quan trọng của mình.

Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc và chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình; sau đó ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất.

⧪Nguyên tắc số 9: Luôn sẵn sàng học hỏi và hoàn thiện kỹ năng

Nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn những công việc trọng yếu chính là cảm giác không xứng đáng, thiếu tự tin hay không đủ năng lực để có thể hoàn thành công việc của mình một cách xuất sắc.

Vì thế, chúng ta phải không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức, sự hiểu biết và không ngừng rèn luyện những kỹ năng của mình. Khi học nhiều, hiểu nhiều và nâng cao được kỹ năng, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn trong công việc.

⧪Nguyên tắc số 10: Phát triển và tận dụng những tài năng đặc biệt của mình

Hãy xác định đâu là lĩnh vực đặc biệt và tài năng vượt trội của bản thân chúng ta. Hãy phát triển và sử dụng những kiến thức và kỹ năng đặc biệt này vào công việc, chúng ta sẽ tạo ra những kết quả đặc biệt.

Hãy luôn tự hỏi bản thân mình: “Tôi thật sự giỏi lĩnh vực nào?”, “Điều gì giúp tôi thành công trong quá khứ”, “Tôi thích làm điều gì nhất?” và “Nếu được chọn lựa, tôi sẽ chọn công việc gì?” Chúng ta hãy tập trung năng lực đặc biệt của mình vào những việc mình có thể làm tốt nhất.

⧪Nguyên tắc số 11: Xác định những trở ngại chính yếu

Sẽ luôn có những khó khăn, trở ngại trên đường đi đến mục tiêu của chúng ta. Hãy tự hỏi và trả lời những câu sau: “Điều gì đang kìm hãm sự thành công của chúng ta?”, “Điều gì làm giảm tốc độ phát triển?”, “Điều gì làm chúng ta còn chần chừ, ngại ngần?” và “Tại sao chúng ta vẫn chưa đạt mục tiêu đề ra?” để tìm ra những yếu tố gây trở ngại.
Thông thường 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, còn 20% là ngoại tại, khách quan. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta về đích và đạt mục tiêu trong thời gian ngắn hơn.

⧪Nguyên tắc số 12: Thực hiện công việc theo từng bước

Để thực hiện những công việc lớn và mục tiêu cao, chúng ta hãy chia những công việc lớn này thành nhiều bước nhỏ và lên kế hoạch để thực hiện từng bước của công việc. Khi lần lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ hoàn thành công việc lớn và mục tiêu cao.

⧪Nguyên tắc số 13: Tạo áp lực cho chính mình

Phần đông mọi người đều thiếu khả năng sống và làm việc độc lập. Họ luôn trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dìu dắt từ người khác để hoàn thành mục tiêu của mình. Chúng ta phải thoát khỏi tình cảnh này. Chúng ta phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình.

Chúng ta phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” – tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý, đốc thúc của bất kỳ ai khác. Hãy tạo áp lực lên chính mình và chúng ta sẽ thấy hài lòng hơn về bản thân.

⧪Nguyên tắc số 14: Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân

Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Vì thế, chúng ta phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó.

Theo quy luật sinh học thông thường, năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8 – 9 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi… thì mới có thể tái tạo nguồn năng lượng để tiếp tục làm việc lâu dài và hoàn thành những mục tiêu của cuộc đời.

⧪Nguyên tắc số 15: Tạo động lực thúc đẩy hành động

Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo, người động viên chính bản thân mình. Cách thức chúng ta tự nhủ – nói chuyện với bản thân – sẽ quyết định cảm xúc tích cực hay tiêu cực.
Để là người thành công trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống cá nhân, chúng ta nên là người lạc quan với 3 phẩm chất quan trọng sau:
(1) luôn tìm điểm tốt và khía cạnh tích cực trong mọi tình huống,
(2) rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ những khó khăn, thất bại và
(3) luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

⧪Nguyên tắc số 16: Hãy trì hoãn một cách sáng tạo, hiệu quả

Trì hoãn đúng sẽ làm tăng hiệu suất cá nhân của chúng ta. Rõ ràng, chúng ta không thể tự mình làm tất cả mọi thứ, do đó trì hoãn các hoạt động có giá trị thấp – con ếch nhỏ, ít xấu xí – là việc chúng ta nên làm.

Chúng ta phải biết thiết lập các mức ưu tiên – điều gì nên làm trước và tập trung nhiều hơn, điều gì nên làm sau và tập trung ít hơn.

⧪Nguyên tắc số 17: Thực hiện những công việc khó khăn nhất trước tiên

Đây là nguyên tắc khó khăn nhất, vì chúng ta phải tự “ăn sống” những con ếch kinh khủng. Bảy bước sau sẽ giúp ta thực hiện nguyên tắc số 17 này:

👉Vào cuối ngày, hãy lập danh sách tất cả mọi việc chúng ta phải làm vào ngày hôm sau;
👉Kiểm tra lại danh sách công việc phân chia theo sự phối hợp của phương pháp ABCDE và quy luật 80/20;
👉Hãy chọn công việc A-1 – con ếch lớn nhất, xấu nhất – để tiến hành xử lý;
👉Xem lại danh sách bằng cách sử dụng phương pháp ABCDE kết hợp với quy luật 80/20;
👉Hãy chuẩn bị tất cả mọi thứ cần thiết để bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ;
👉Chuẩn bị khu vực làm việc của mình cho công việc A-1;
👉Tập thói quen thức dậy, sẵn sàng và bắt đầu công việc mà không bị gián đoạn bởi công việc nào khác;
👉Thực hiện những việc trên trong 21 ngày liên tục để tạo thành thói quen.

⧪Nguyên tắc số 18: Chia nhỏ công việc

“Làm thế nào để ăn hết một con voi?” Câu trả lời là chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy. Chúng ta phải biết chia một công việc lớn ra từng phần nhỏ.

Về mặt tâm lý, chúng ta sẽ dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn.

Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp một công việc khác. Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

⧪Nguyên tắc số 19: Phân bố thời gian cho những nhiệm vụ lớn

Để công việc tiến triển một cách hiệu quá, chúng ta cần phân bố những khoảng thời gian đủ lớn.

Việc cần làm là chúng ta phải hoạch định kế hoạch trong ngày và dành ra những khoảng thời gian cho nhiệm vụ lớn của mình.

Trong những khoảng thời gian đó, chúng ta phải tập trung toàn bộ trí lực và làm việc không ngừng nghỉ để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng tiến độ.

⧪Nguyên tắc số 20: Ý thức khẩn trương

Ý thức khẩn trương là nguồn động lực và mong muốn nội tại khiến chúng ta muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức và hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất.
Ý thức khẩn trương tạo cho chúng ta khả năng định hướng hành động: lập kế hoạch công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào hành động và để mình cuốn vào “dòng chảy” của công việc, của hiệu quả và năng suất làm việc.

⧪Nguyên tắc số 21: Chuyên tâm với từng công việc

Chu trình “bắt đầu công việc rồi dừng lại, bắt đầu lại và dừng lại lần nữa…” có thể làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc lấy lại động lực, lấy lại quán tính… cho đến khi đạt được tiến độ cần thiết.

Các nghiên cứu cho thấy rằng, việc dừng công việc rồi bắt đầu lại này có thể làm tăng thời gian hoàn thành lên đến 500% so với hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.

Khi xây dựng được tinh thần kỷ luật để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ theo một nhiệm vụ duy nhất, chúng ta sẽ có nhiều cơ hội đạt được mức độ làm việc hiệu quả sớm nhất, và có thể hoàn thành những công việc khó khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn nhất.

Tags: học-từ-sách kĩ-năng-sống phát-triển-bản-thân