KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI LÃNH ĐẠO

      Xây dựng mối quan hệ tốt với lãnh không phải là nịnh nọt, hối lộ, lấy lòng mà là ỏ cách cư xử sao cho khéo léo, đúng mực.

Mục lục[ẩn/hiện]

[1]. Chuẩn bị tốt trước cuộc giao tiếp để đạt hiệu quả.
[2].Chủ động chào hỏi  và luôn giữ thái độ chừng mực.
[3].Thường xuyên trao đổi với lãnh đạo, bảo đảm hoàn thành công việc  được giao.
[4]. Thường xuyên báo cáo kết quả công việc với lãnh đạo
[5]. Nghệ thuật khen ngợi lãnh đạo:
[6]. Khi chỉ ra lỗi sai của lãnh đạo
[7].Khéo léo nêu kiến nghị với lãnh đạo
[8].Nghiêm túc tiếp nhận lời phê bình
[9].Cách từ chối lãnh đạo khi nhận được yêu cầu vượt quá khả năng.
 

---

[1]. Chuẩn bị tốt trước cuộc giao tiếp để đạt hiệu quả.

    a)Chuẩn bị về tâm lí

      -Nhiều bạn mới đi làm, khi tiếp xúc với lãnh đạo  hay có cảm giác e dè, căng thẳng dẫn đến rơi vào thế bị động khi giao tiếp

-Khi giao tiếp  với lãnh đạo, chúng ta cần thả lỏng và thư giãn, tập trung chú ý vào nội dung những điều người lãnh đạo đang nói. Sau khi lãnh đạo nói xong, bạn có thể bày tỏ suy nghĩ và làm rõ thêm vấn đề đó, bạn phải thể hiện được bạn thực sự chú ý và nắm được nội dung người đó nói đến.

     b)Chuẩn bị  về nội dung giao tiếp.

        Khi trình bày việc gì đó với lãnh đạo, cố gắng nói rõ ràng, tách bạch mọi nội dung. Nếu có vấn đề cần xin chỉ thị thì trước tiên phải chuẩn bị sẵn hai phương án, phân tích các phương án để lãnh đạo dê đưa ra quyết định. Vì thế, trước tiên phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời mọi câu hỏi liên quan mà cấp trên nêu ra. Nếu lãnh đạo đồng ý với một phương án nào đó, bạn nên nhanh chóng hoàn thành phương án bằng văn bản để phê chuẩn. Hãy giúp lãnh đạo của bạn nêu ra tính khả thi của vấn đề. Một số người mặc dù chưa xác định rõ nội dung cần nói nhưng đã vội vàng đi gặp lãnh đạo, kết quả đương nhiên không tốt.

  c)Tìm hiểu và nắm bắt tính cách của lãnh đạo:

       Nên tìm hiểu về tính cách, sở thích và thói quen ngôn ngữ của lãnh đạo: Có những vị lãnh đạo có tính cách vui vẻ, thoải mái, có vị thì trầm ngâm ít nói, có người thì có sở thích khống chế và thống trị, bất cứ ai có hành động xâm phạm tới địa vị, quyền lực đều sẽ bị phạt.

      Khi nắm rõ tính cách của lãnh đạo ta mới có cách ứng xử phù hợp.

  d) Lựa chọn thời điểm thích hợp để trò chuyện cùng lãnh đạo

           Một vị lãnh đạo phải suy nghĩ rất nhiều việc, vì thế, việc trò chuyện với họ phải được tiến hành trong thời điểm thích hợp. Giả sử bạn có rắc rối cá nhân, không nên trình bày với lãnh đạo khi người đó đang đau đầu giải quyết rắc rối công việc.

       Nếu bạn không biết khi nào cấp trên có thời gian rỗi, thì có thể gửi cho người đó một tờ giấy trên đó có viết các vấn đề chính, sau đó hãy xin được gặp mặt, hoặc bạn cũng có thể gửi một tờ giấy xin hẹn với thời gian và địa điểm rõ ràng. Như vậy sẽ tiện cho lãnh đạo sắp xếp thời gian, lại đảm bảo bạn không làm phiền công việc của người đó.

[2].Chủ động chào hỏi  và luôn giữ thái độ chừng mực.

       Là cấp dưới, việc tích cực chủ động trò chuyện với lãnh đạo sẽ có thể dần xóa bỏ khoảng cách giữa hai bên và giúp xây dựng một mối quan hệ hòa hợp, tốt đẹp. Điều này còn có thể giúp bạn gặp nhiều thuận lợi trong công việc.

      Khi tiếp xúc với lãnh đạo phải lễ phép, khiêm tốn, tuyệt đối không được tỏ thái độ coi thường.

      Tất cả những người lãnh đạo hiểu biết đều không coi trọng những nhân viên không có chính kiến. Bạn nên giữ thái độ chừng mực. Trong một số trường hợp, đừng sợ nói lên quan điểm trái ngược của mình, chỉ cần bạn phát biểu trên góc độ công việc, nói có lí thì lãnh đạo chắc chắn sẽ phải suy nghĩ.

[3].Thường xuyên trao đổi với lãnh đạo, bảo đảm hoàn thành công việc  được giao.

       Sau khi được giao một nhiệm vụ, trong quá trình hoàn thành, hãy kịp thời tiến hành trao đổi với lãnh đạo, điều này sẽ có lợi cho việc bạn hoàn thành công việc đúng thời gian, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc. Khi bạn trao đổi ý kiến với cấp trên, nhất định phải làm được một số điều sau:

   Hiểu rõ nhiệm vụ công việc của mình

         Nếu bản thân bạn không hiểu lãnh đạo yêu cầu mình làm gì thì bạn sẽ không thể hoàn thành công việc, càng không thể truyền đạt chỉ thị của cấp trên cho những đồng nghiệp xung quanh. Nếu như trong chỉ thị có tồn tại bất cứ vấn đề hay điểm nào chưa rõ ràng, trước khi bắt tay vào công việc phải hỏi cho rõ. Việc đặt câu hỏi sau khi đã suy nghĩ kĩ không những giúp bạn có thể hiểu rõ hơn việc mình phải làm, mà còn có thể khiến cấp trên cân nhắc về những yêu cầu của bạn. Hãy dành vài phút để làm rõ yêu cầu - chỉ thị, vừa có thể tiết kiệm thời gian lại bảo đảm hoàn thành công việc một cách thuận lợi.

   Nhanh chóng thích ứng với vị trí công việc

          Việc sử dụng người của bất cứ công ty nào cũng vậy, thực chất chính là một loại đầu tư, đầu tư phải có lãi thì mới có thể tạo ra giá trị cho công ty đó. Các công ty hiện đại đều rất chú trọng đến hiệu suất công việc, khi bạn vào làm tại một công ty, gặp phải môi trường công việc và vị trí công việc mới, không thể khiến môi trường thay đổi theo bạn, thì hãy tích cực thay đổi để thích ứng với môi trường. Cho dù bạn có xuất sắc thế nào ở vị trí công việc cũ, khi bước vào vị trí công việc mới, nhất định phải nhanh chóng tìm hiểu đặc điểm môi trường mới và thích ứng với nó trong thời gian ngắn.

        Nói tóm lại, trong công việc phải kịp thời báo cáo và tích cực trao đổi thông tin với cấp trên, đảm bảo có mối quan hệ hòa hợp với lãnh đạo. Chỉ có như vậy mới có thể khiến cấp trên thấy được thành tích và tiến bộ của bạn trong công việc. Thông qua những thông tin có được từ bạn, lãnh đạo sẽ đưa ra chỉ đạo và điều chỉnh để đảm bảo bạn có thể thuận lợi hoàn thành công việc.

[4]. Thường xuyên báo cáo kết quả công việc với lãnh đạo

         Những người làm lãnh đạo thường coi trọng hai điểm: Thứ nhất là cấp trên của người đó có tin tưởng họ hay không, thứ hai là cấp dưới có tôn trọng họ hay không. Một yếu tố rất quan trọng giúp phán đoán cấp dưới có tôn trọng lãnh đạo hay không chính là việc cấp dưới có thường xuyên báo cáo kết quả công việc với lãnh đạo không.

       Trong công việc, giữa cấp trên và cấp dưới thường hình thành một loại mâu thuẫn, một mặt cấp dưới muốn làm việc độc lập trong điều kiện không bị can thiệp, mặt khác lãnh đạo luôn có sự không yên tâm về công việc giao cho cấp dưới. Đối với những vị lãnh đạo dễ tính, họ sẽ không suy nghĩ gì khi cấp dưới không báo cáo kết quả công việc mà chỉ đơn giản cho rằng có thể do công việc quá bận không có thời gian báo cáo hoặc do các nguyên nhân khác. Những đối với các vị lãnh đạo khó tính, nếu phát hiện cấp dưới không báo cáo kết quả công việc thì sẽ có suy nghĩ rằng “Liệu có phải nhân viên dưới quyền không coi trọng họ” hoặc “Liệu có phải nhân viên cấp dưới không phục sự quản lí của họ”. Một khi lãnh đạo hình thành suy nghĩ này, họ sẽ dùng quyền lực trong tay để bảo vệ lòng tự trọng và tạo ra những điều bất lợi cho cấp dưới.

       Để tránh xảy ra tình trạng này, bạn nên thường xuyên báo cáo kết quả công việc để lãnh đạo kịp thời hiểu tiến độ công việc của bạn và hiểu bạn gặp những khó khăn gì. Một nhân viên cấp dưới thông minh phải hiểu rằng: Khi hoàn thành công việc, phải lập tức báo cáo lãnh đạo. Khi tiến hành công việc tới một mức độ nào đó, hãy báo cáo tình hình tiến triển và dự báo thời gian hoàn thành công việc. Kịp thời báo cáo công việc, giao lưu tiếp xúc nhiều với lãnh đạo chính là kĩ năng sử dụng ngôn ngữ khéo léo.

      Điều chỉnh trạng thái tâm lí, tạo ra không khí hòa đồng

        Khi báo cáo công việc, trước tiên phải tạo ra bầu không khí có lợi cho việc báo cáo. Trước khi báo cáo, có thể mở đầu bằng những cuộc trò chuyện nhỏ về các chủ đề đơn giản. Đây không chỉ là sự lễ độ cần có, mà người báo cáo có thể nhân cơ hội này ổn định cảm xúc để đi vào vấn đề chính một cách rõ ràng, mạch lạc nhất. Những điều này tưởng như rất thông thường nhưng lại vô cùng hiệu quả.

      Đi từ trừu tượng đến cụ thể

     Khi báo cáo, phải đảm bảo trình tự logic nhất định, nói đến đâu rõ ràng đến đó. Đầu tiên có thể nói tổng quát vấn đề, sau đó đi vào từng góc độ như cách thức làm việc, các điểm trọng tâm, vấn đề tồn tại, kết quả và thành quả có được...

      Tạo đột phá

       Việc báo cáo qua loa, không có trọng điểm thể hiện sự nông cạn. Thông thường, người báo cáo sẽ quen thuộc và hiểu vấn đề toàn diện hơn người quản lí, hãy nắm chắc quá trình công việc, phân tích ví dụ điển hình, tổng kết và nâng cao. Tạo đột phá trong báo cáo sẽ giúp bạn thể hiện được bản lĩnh ở cương vị của mình.

    Bổ sung thiếu sót

      Khi báo cáo công việc với lãnh đạo, có lúc bạn sẽ mắc lỗi, ví dụ như không nắm chắc vấn đề nào đó hoặc thiếu sót một số nội dung. Khi mắc lỗi này, bạn có thể chọn cách cung cấp thêm tư liệu, hoặc tổ chức các hoạt động, tạo cơ hội tiếp xúc để bổ sung hoặc sửa đổi báo

cáo.

        Khi giao tiếp với lãnh đạo, hãy để người đó biết được ý kiến và suy nghĩ của bạn về công việc. Ví dụ, trước khi tổ chức hội nghị công ty, hãy kịp thời cung cấp thông tin để cấp trên liên tục cập nhật tin mới và hiểu được những thông tin đó. Đồng thời, những thông tin cung cấp phải là thông tin lãnh đạo cần sử dụng. Hãy vô tư cống hiến những ý tưởng và suy nghĩ của bạn, bạn sẽ không bao giờ bị thiệt. Có người đã từng nói: “Một người vô tư, vui vẻ cống hiến, chia sẻ thành quả với người khác sẽ có thể đưa ra nhiều ý tưởng có lợi cho thế giới.” Xét trên khía cạnh nào đó, khi lãnh đạo của bạn có hình tượng tốt, hình tượng của bạn chắc chắn cũng được nâng cao.

[5]. Nghệ thuật khen ngợi lãnh đạo:

       Lãnh đạo cũng là con người, cũng có cảm xúc, vui khi thành công và buồn khi thất bại. Vì vậy, một lời khen hợp lí, đứng mức có thể làm tăng sự tự tin của vị lãnh đạo đó. Tuy nhiên không thể khen quá lời một cách vô nguyên tắc. Lời khen không hợp lí có thể gây phản cảm, biến “đúng đắn” thành “sai lầm”. Bạn cũng có thể đánh mất thiện cảm ban đầu mà cấp trên dành cho bạn, thậm chí còn bị gọi là “tiểu nhân” nếu khen ngợi quá khoa trương, không đúng mực.

   Ngôn ngữ phải chính xác

        Khi dành tặng lời khen cho lãnh đạo, tốt nhất nên dẫn lời của mọi người xung quanh rồi khéo léo đưa lời khen cá nhân của mình vào.

Bài phát biểu của chủ biên một tờ báo được đăng tải, Lí - thành viên của ban biên tập đã không bỏ lỡ cơ hội dành tặng lời khen: “Chủ biên, mọi người đều học tập theo bài viết của anh, chúng tôi cho rằng bài viết đó rất độc đáo, tất cả đều muốn nhờ anh chỉ dẫn thêm”. Chủ biên nghe vậy cảm thấy rất vui.

       Khi khen ngợi lãnh đạo phải cố gắng sử dụng từ ngữ trung tính, không nên lạm dụng phó từ và tính từ. Thái độ phải chân thành, thật lòng. Nếu thường xuyên sử dụng những từ như “nhất”, “rất”, thì sẽ khiến lãnh đạo cảm thấy bạn khen quá lời, từ đó cho rằng bạn không thật lòng.

Tổng Giám đốc của một công ty thường tự mình viết diễn văn, khi cần thư kí chuẩn bị tài liệu, trước tiên ông sẽ đưa bản thảo cho thư kí xem trước để tham khảo. Do đó, người thư kí thường nói với ông: “Lãnh đạo nào cũng như ngài thì chúng tôi thất nghiệp hết”, “Mọi người đều nói viết diễn văn là việc khó, nhưng với ngài thì chuyện đó thật đơn giản.”

         Do lời khen luôn đứng mực nên lần nào Giám đốc cũng vui vẻ tiếp nhận. Nếu thư kí nói: “Ngài rất tài giỏi”, “Những vị lãnh đạo khác không thể bằng ngài”, lời khen thái quá này rất khó chấp nhận, cũng có thể mang lại hiệu quả không như ý.

     Khen đúng cách

         Cần chú ý cách khen lãnh đạo, có thể khen trực tiếp, cũng có thể khen gián tiếp. Khen trực tiếp, chủ yếu là chỉ ra điểm mạnh cá nhân của lãnh đạo và khen ngay trước mặt. Ví dụ, lãnh đạo vừa làm xong báo cáo và chủ động hỏi xem bạn có ấn tượng gì về báo cáo đó, khi đó bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thích hợp khen trực tiếp với tinh thần xây dựng, nhưng phải nhớ không dùng các từ như “cũng được”, “tạm được” để nói về sự việc.

     Một thành phố nọ tổ chức hội thảo du lịch, vị lãnh đạo phụ trách ngành du lịch của thành phố đã từng có kinh nghiệm lâu năm trong công tác văn hóa - giáo dục. Ông đã có bài diễn thuyết rất thu hút với ngôn ngữ hài hước, mọi người đều công nhận vị lãnh đạo có trình độ cao, đã phản ánh đúng tình hình thực tế du lịch của thành phố. Sau khi kết thúc hội thảo, vị lãnh đạo hỏi một phóng viên: “Anh thấy hôm nay tôi phát biểu thế nào? Người nghe có phản ứng gì không?”  Người phóng viên trả lời: “Hôm nay ông phát biểu rất đúng, không chỉ giới thiệu được thành phố chúng ta tới du khách, mà còn nêu được xu hướng phát triển trong tương lai, chúng tôi đều có ấn tượng rất sâu sắc”. Lời khen thỏa đáng của người phóng viên khiến vị lãnh đạo rất vui, cách khen này dễ chấp nhận hơn so với việc nói: “Ông rất có khả năng diễn thuyết” hoặc “Ông nói rất hay”.

Còn khen gián tiếp là sử dụng phương pháp lấy dẫn chứng để khen. Bạn có thể lấy ví dụ trong báo cáo của lãnh đạo, nêu lên phản ứng của mọi người sau khi nghe báo cáo để gián tiếp khen ngợi.

 Chọn nội dung chính xác

       Khi khen lãnh đạo cần nhắm vào điều người đó tâm đắc nhất. Nếu bạn ca ngợi những việc lãnh đạo không tâm đắc thì sẽ khó tránh khỏi sự phản cảm. Ví dụ, bạn có thể khen chính sách của lãnh đạo đã được thực tế chứng minh là hoàn toàn chính xác hoặc một thành công của lãnh đạo trong thời gian gần đây... Đây chắc chắn là việc mà cấp trên của bạn rất tâm đắc, rất thích hợp để bạn dành tặng lời khen.

        Một vị Cục trưởng nọ rất thích lái xe nên thường tự lái xe và thích nói về chuyện xe cộ. Một lần, Phong - lái xe của ông bị thương nên không thể lái được, Cục trưởng đã để Phong ngồi cạnh và tự mình lái. Lúc đó đúng vào giờ cao điểm, đường đông, nhưng Cục trưởng vẫn lái xe rất chuẩn, Phong nói: “Cục trưởng, thật không ngờ ông lái xe tốt như vậy, đường đông mà ông lái rất khéo, còn chuyên nghiệp hơn cả cánh lái xe.”

Lời khen này khiến Cục trưởng rất vui và càng quý Phong hơn.

     Lời khen rõ ràng là có nhiều tác dụng, nhưng nếu khen không đúng cách thì rất dễ lại hậu quả khôn lường.

         Tổng Giám đốc của một công ty nọ đã sử dụng nghiệp vụ và kinh nghiệm công việc của mình để viết nên cuốn sách Con đường kinh doanh. Một Giám đốc đã khen: “Anh đi làm ở công ty đúng là một sự lựa chọn sai lầm. Nếu anh làm công việc nghiên cứu quản lí kinh tế, tôi tin anh nhất định sẽ trở thành một chuyên gia, sẽ đạt được những thành quả đột phá.”

Tổng Giám đốc nghe lời khen của Giám đốc thì không hài lòng, nói: “Ý của anh muốn nói tôi không thích hợp làm Tổng Giám đốc công ty?” Thấy Tổng Giám đốc hiểu nhầm, vị Giám đốc nọ toát mồ hôi và liên tục giải thích: “Không, không không, tôi không có ý như vậy, tôi muốn nói...”

Lúc này, người thư kí bèn đỡ lời cho Giám đốc: “Ý Giám đốc muốn nói là ông rất người đa tài, không chỉ có nghiệp vụ tốt trong công việc, mà các lĩnh vực khác cũng rất xuất sắc.”

   Tóm lại, khen ngợi cấp trên phải đúng mực. Lời khen thỏa đáng có thể khiến cấp trên cảm thấy mình rất ưu tú, như vậy không chỉ có thể làm cho người đó vui vẻ chấp nhận lời khen, mà còn khiến người đó nhớ tới bạn.

[6]. Khi chỉ ra lỗi sai của lãnh đạo

         Trong công việc, lãnh đạo cũng có lúc mắc lỗi sai. Là cấp dưới, chúng ta nên chỉ ra và giúp lãnh đạo sửa lỗi sai để tránh gây tổn hại cho công ty. Đương nhiên, theo tư duy thông thường, cần phải nói thẳng và chân thành khi chỉ ra lỗi sai của người khác. Nhưng xét trên góc độ tâm lí, những người bảo thủ, đặc biệt là những người bảo thủ làm lãnh đạo, nếu bị cấp dưới chỉ ra lỗi sai hoặc nêu ý kiến trái ngược, họ sẽ không dê dàng chấp nhận. Việc tranh luận với cấp trên, có thể sẽ khiến cả hai rơi vào tình trạng bối rối hoặc căng thẳng. Do đó, khi chỉ ra lỗi sai hoặc đề đạt ý kiến với lãnh đạo, bạn phải thật khéo léo để vừa đạt được mục đích lại vừa không làm đối phương bối rối.

        Khi chỉ ra lỗi sai của cấp trên, không nên sử dụng ngôn ngữ gay gắt, bởi bạn phải tôn trọng lãnh đạo, phải giữ sự uy nghiêm và thể diện cho lãnh đạo. Do đó, chúng ta phải nắm được kĩ năng, có thể kể một số câu chuyện cười rồi nhẹ nhàng chỉ ra lỗi sai của cấp trên trong lúc trò chuyện, cách làm này không chỉ khiến lãnh đạo vui vẻ tiếp nhận ý kiến mà còn không gây ra sự bối rối cho hai bên.

       Chế độ đãi ngộ của công ty nọ rất kém nên đời sống nhân viên vô cùng khó khăn. Lãnh đạo công ty không muốn cải thiện chế độ đãi ngộ vì cho rằng nhân viên cấp dưới không có tài, không tâm huyết với công ty và không cố gắng làm việc. Khi có ai đó so sánh với các công ty khác cùng lĩnh vực, vị lãnh đạo nói: “Nhân viên của những công ty đó đều rất xuất sắc, không giống như đội ngũ nhân viên của công ty chúng ta.”

       Một ngày, người quản lí của công ty nhân lúc thấy càng ngày càng có nhiều người đi làm muộn, bèn nói với lãnh đạo: “Nhân viên của công ty chúng ta không thể đi làm đúng giờ”. Lãnh đạo hỏi: “Tại sao?” Vị quản lí trả lời: “Nếu đi taxi thì quá đắt, đi xe bus thì đông quá không chen lên nổi, còn tiền phí xe đưa đón hàng tháng của công ty cũng không thể chi trả nổi, không biết họ phải làm thế nào để giải quyết vấn đề này.” Vị cán bộ quản lí thở dài, ra vẻ khó nghĩ như không tìm được cách giải quyết. Lãnh đạo liền nói: “Sao không đi bộ, vừa không mất tiền lại được rèn luyện sức khỏe, đó chẳng phải cách hay sao?”

       Nhân viên quản lí lắc đầu: “Không được, đi bộ nhiều quá giày dép rách hết rồi, họ không mua nổi đôi mới. Tôi có một cách này, hi vọng lãnh đạo sẽ phê duyệt, chúng ta kêu gọi mọi người đi chân đất đi bộ đi làm, như vậy chẳng phải vấn đề đã được giải quyết hay sao? Ai bảo số họ khổ, sinh ra vào thời điểm này làm gì? Ai bảo họ không đi tìm con đường phát tài, lại chịu làm nhân viên quèn.” Ông vừa nói vừa cười, nói đến nỗi khiến vị lãnh đạo phải xấu hổ và đành chấp nhận cải thiện chế độ đãi ngộ cho nhân viên.

       Nhân viên quản lí của công ty đã dùng cách nói quá để thể hiện suy nghĩ thực tế và đạt được mục đích khiến lãnh đạo nhận ra cái sai của mình. Ông đã trách móc các nhân viên, nhưng thực chất là đang cố gắng thể hiện nỗi khó khăn của họ, dùng cách nói ngược để ám chỉ chế độ đãi ngộ của công ty quá thấp. Sử dụng ngôn ngữ với màu sắc hài hước, thực chất là để chỉ trích chế độ đãi ngộ của lãnh đạo quá thấp. Cách nói nhẹ nhàng khiến đối phương de dàng tiếp thu, nhận ra cái sai của mình, lắng nghe ý kiến và đưa ra hành động thay đổi.

      Đương nhiên, sử dụng cách nói này phải chừng mực, hợp lí, không quá lộ liễu để không khiến đối phương cảm thấy bị châm chọc. Nếu quá nặng lời sẽ gây ra phản cảm, thậm chí khiến đối phương nổi giận và không đạt được kết quả mong muốn.

[7].Khéo léo nêu kiến nghị với lãnh đạo

       a)Kiến nghị phương án thực hiện công việc

            Tại chốn công sở, có một hiện tượng như thế này, đối với công việc nhiều khi người cấp trên không hiểu bằng cấp dưới, lãnh đạo không hiểu bằng nhân viên nhưng lại thường tạo áp lực.    Nếu bạn là một nhân viên thông minh, khi gặp một vị lãnh đạo như vậy, bạn sẽ làm gì để bản thân không phải chịu áp lực mà lãnh đạo lại vui vẻ tiếp nhận ý kiến của bạn? Mặc dù lãnh đạo của bạn không phải là người không có tài, nhưng người đó không phải cái gì cũng biết, có một số vấn đề mà lãnh đạo cũng không giải quyết nổi, chính vì thế mà các vị lãnh đạo rất cần cấp dưới đề đạt những ý kiến hay.

        Đối với những nhân viên dám nói thẳng, điều khiến lãnh đạo đau đầu không phải ý kiến nhân viên đề đạt khó chấp nhận, mà là cách họ nêu ý kiến không thể chấp nhận được. Ví dụ: “Giám đốc, quan điểm ông vừa nói hoàn toàn sai lầm, tôi thấy nên giải quyết như thế này...”, hoặc: “Giám đốc, tôi không dám tán thành với cách làm của ông. Tôi cho rằng nên.”. Lời nói như vậy đã phủ định hoàn toàn cách nghĩ hoặc cách làm của lãnh đạo, không cần phải là cấp trên, cho dù là đồng nghiệp hay bạn bè của bạn cũng đều rất khó chấp nhận cách nói này. Bạn khiến lãnh đạo mất mặt, họ sẽ tự nhiên không hài lòng về bạn, khả năng ý kiến của bạn bị gạt bỏ là rất lớn. Vì thế, khi đưa ra kiến nghị, chúng ta nhất định phải thận trọng, khéo léo để lãnh đạo chấp nhận và không gây phản cảm.

         Đầu tiên, bạn phải khẳng định những điểm mình tán thành trong suy nghĩ hoặc trong lời nói của lãnh đạo, sau đó hãy khẳng định lại và bày tỏ sự đồng tình. Tiếp đó, hãy nêu ý kiến mang tính chất xây dựng, lúc này, ý kiến của bạn sẽ được vui vẻ tiếp nhận.

            Đương nhiên, khi chúng ta đề đạt ý kiến, nhất định phải chuẩn bị kĩ lưỡng. Trong một tập thể, mỗi thành viên đều có nhiều quan điểm và đều tin rằng nếu ý tưởng của mình nếu được thực hiện sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc. Những người tâm huyết với công việc luôn tích cực đề đạt ý kiến hay lên lãnh đạo. Tuy nhiên, khi đề ra ý tưởng phải thận trọng.

          Đầu tiên, chú ý lựa chọn thời gian và địa điểm thích hợp. Nếu ý kiến bạn muốn nêu có tác dụng giúp lãnh đạo giải quyết ngay vấn đề cấp bách hiện tại, thì đương nhiên, việc bạn nêu ý kiến ngay lập tức nhất định sẽ được đánh giá cao. Hơn nữa, khi lãnh đạo có tâm trạng tốt sẽ dê dàng tiếp nhận ý kiến của bạn. Không chỉ vậy, việc đưa ra góp ý với lãnh đạo sẽ tốt hơn nếu không có người thứ ba ở đó, trừ khi bạn tin tưởng người đó ủng hộ ý kiến của bạn.

          Một điều lưu ý là khi góp ý nên tránh làm phiền tới công việc thường ngày của lãnh đạo. Cách thông thường sẽ là có hành động trước khi có lời nói. Ví dụ, nếu bạn cho rằng lãnh đạo nên thông báo cho bộ phận sản xuất chú ý tới phản ánh của khách hàng về chất lượng sản phẩm, vậy thì trước tiên bạn nên soạn sẵn một văn bản yêu cầu. Nếu bạn hiểu rõ lãnh đạo, thì khi góp ý, bạn có thể đưa ra văn bản này. Việc xin chữ kí sẽ dê hơn nhiều so với việc yêu cầu lãnh đạo chủ động ra quyết định bằng văn bản.

  b)Kiến nghị về thăng chức và tăng lương

         Giả sử bạn muốn được thăng chức, tăng lương, nếu chỉ biết chờ đợi một cách bị động thì khó mà thành hiện thực, điều này yêu cầu bạn phải tích cực, chủ động nêu yêu cầu với lãnh đạo. Tuy nhiên, đối với đa số người trẻ tuổi, yêu cầu lãnh đạo tăng lương là một việc vô cùng khó nói, hầu hết đều lo lắng sẽ bị từ chối và sẽ không thuận lợi trong công việc về sau.

       Thực tế, nêu yêu cầu tăng lương với lãnh đạo không hề khó như chúng ta tưởng tượng, chỉ cần bạn cho rằng tăng lương là hợp lí thì bạn có quyền nói ra. Thế nhưng phải chú ý cách nói, ngôn ngữ phải nhẹ nhàng, thận trọng. Tốt nhất nên khéo léo sử dụng các kĩ năng để truyền đạt ý kiến đến lãnh đạo, cho dù có bị từ chối cũng không khiến hai bên rơi vào tình trạng bối rối, ảnh hưởng tới công việc về sau.

        Hãy sử dụng ngữ khí thương lượng để nêu yêu cầu, lãnh đạo sẽ lắng nghe và hỏi về những vấn đề bạn gặp phải trong công việc, chỉ cần bạn làm việc tốt, bạn sẽ có cơ hội được tăng lương.  Đối với những người trẻ tuổi mới đi làm hoặc đã đi làm được vài năm, phải dám nêu yêu cầu tăng lương với lãnh đạo, phải dám nói vì lợi ích của mình. Nói chung, trừ khi thành tích trong công việc của bạn quá xuất sắc, nếu không lãnh đạo sẽ không bao giờ chủ động tăng lương cho bạn. Có những lúc, lợi ích của bản thân phải do tự bản thân giành lấy.

        Khi nêu yêu cầu tăng lương với lãnh đạo, bạn phải sử dụng ngữ khí nhẹ nhàng, mỉm cười và đưa ra lí do. Sau đó nhẹ nhàng nêu yêu cầu. Khi đề nghị lãnh đạo tăng lương, bạn phải chọn đúng thời cơ, tốt nhất là khi đối phương đang vui vẻ và có thời gian rỗi, lúc này khả năng yêu cầu của bạn được chấp nhận là rất cao.

        Muốn được tăng lương, điều cơ bản nhất là bạn phải có thực lực. Lãnh đạo thường đánh giá năng lực, thái độ và phẩm chất thông qua biểu hiện của cấp dưới. Nếu bạn công tác tốt, có thành tích xuất sắc, muốn tăng lương, hãy thể hiện những điều đó cho lãnh đạo biết. Bạn có thể liệt kê những điều mình đã làm được trong vòng một năm rồi đưa cho lãnh đạo, sau đó nêu yêu cầu với thái độ thành khẩn và cầu thị. Chỉ cần lãnh đạo thấy hợp lý, vấn đề tăng lương của bạn sẽ được cân nhắc.

   [8].Nghiêm túc tiếp nhận lời phê bình

          Trong công việc, mắc lỗi là điều khó tránh khỏi, cũng không thể tránh khỏi việc bị lãnh đạo phê bình. Khi bị phê bình, chúng ta nên vui vẻ, bình thản tiếp nhận, như vậy mới thể hiện thái độ trách nhiệm với công việc. Ngoài ra, khi bị phê bình, chúng ta nhất định phải tuân thủ một số nguyên tắc sau.

         Các lãnh đạo thường không lấy việc phê bình người khác làm niềm vui cho mình. Khi phê bình, góp ý đều rất thận trọng, không ai muốn gây rắc rối với người khác.

Thông thường, khi lãnh đạo không hài lòng hoặc trách mắng nhân viên cấp dưới đều do một số nguyên nhân, điều này chứng tỏ lãnh đạo không vừa ý về một việc nào đó có liên quan đến bạn.  Vì vậy, khi bị trách mắng, bạn nên nghiêm túc tiếp nhận. Bạn phải chuẩn bị tâm lí để lắng nghe lời phê bình. Nói một cách khác, khi lãnh đạo phê bình, nếu bạn không nghiêm túc tiếp nhận, không lắng nghe và không sửa đổi thì hậu quả có thể sẽ rất tồi tệ. Bởi vì sự không tiếp nhận sẽ khiến lãnh đạo cảm thấy họ không có vị trí nào trong mắt bạn.

           Một nhân viên khi bị lãnh đạo trách mắng, nên cố gắng giữ tâm trạng bình tĩnh, ánh mắt nhìn thẳng vào đối phương để thể hiện sự tập trung chú ý. Nếu không sẽ khiến lãnh đạo nghĩ rằng bạn không nghiêm túc, không chú ý lắng nghe. Sau khi bị phê bình, nếu bạn hiểu ra lỗi sai của mình, tốt nhất nên lập tức nghĩ cách sửa sai, chân thành xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Nếu có cơ hội, sau đó hãy thể hiện lòng biết ơn với lãnh đạo.

Nếu nhân viên cấp dưới biết lắng nghe và tiếp thu, tích cực sửa sai thì đó là chuyện vui với lãnh đạo. Mặc dù bạn sai, nhưng nếu biết sửa, lãnh đạo sẽ thấy rằng có thể tha thứ cho bạn.

    Không tranh luận, cãi lại khi bị phê bình

         Có khi lãnh đạo sẽ công khai chỉ trích, phê bình cấp dưới trước mặt nhiều người, lúc này, cấp dưới sẽ khó tránh khỏi cảm giác khó chịu. Đặc biệt là khi bạn cảm thấy lời chỉ trích đó vô lí, bị các đồng nghiệp chứng kiến, bạn có thể sẽ mất bình tĩnh và tranh luận, cãi lại lời phê bình của lãnh đạo. Làm vậy, thứ bạn đổi lại được có thể chỉ là sự đồng tình của đồng nghiệp, nhưng bạn sẽ để lại ấn tượng xấu gấp nhiều lần trong lãnh đạo, cuối cùng người chịu thiệt vẫn chỉ là bạn mà thôi.

         Có câu nói: “Nhịn một giờ sóng yên gió lặng, lui một bước biển rộng trời cao”. Hãy coi sự trách mắng của lãnh đạo là một cơn bão, sau khi giông bão đi qua sẽ là sự bình lặng, bạn không bị thiệt hại gì, vậy thì tại sao không chịu nhịn một chút để tránh gây mâu thuẫn?

Một nhân viên phải học cách tự kiềm chế bản thân, giải quyết mọi việc bằng lí trí, nhất là khi ở trước mặt lãnh đạo. Trong tình huống đó, cho dù bạn cảm thấy rất bực bội, nhưng hãy thử nghĩ lại xem, nếu bạn cãi lại lãnh đạo, người lãnh đạo đó cũng sẽ rơi vào tình trạng bực bội tương tự. Nếu bạn có thể giữ bình tĩnh khi bị lãnh đạo phê bình hay trách mắng, có thể nói bạn là người rất lí trí. Chỉ cần vị lãnh đạo không có ý làm khó bạn, khi bình tĩnh nhất định sẽ suy nghĩ lại, và trong lòng sẽ cảm thấy áy náy.

   Không nên để bụng khi bị phê bình

         Nếu bạn cảm thấy bất mãn hoặc khó chịu vì bị phê bình, điều đó sẽ gây ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ giữa bạn và lãnh đạo. Thực tế, lời trách mắng của lãnh đạo bao hàm ý nghĩa cảnh cáo, chỉ thị và cả khuyến khích, lời trách mắng của cấp trên có thể được xem là sự cổ vũ và xem trọng bạn. Khi cấp dưới bị cấp trên chê trách, nếu thể hiện thái độ không phục hoặc ấm ức để bụng thì không những không hiểu được tấm chân tình của lãnh đạo mà còn làm xấu mối quan hệ hai bên. Hãy nghĩ đơn giản, việc lãnh đạo phê bình bạn không có gì đáng ngại, chỉ là góp ý đơn giản, bạn cũng có thể nhờ vào lời phê bình đó mà sửa đổi và hoàn thiện mình, đi theo đúng đường lối của cấp trên. Nếu làm được điều này, mối quan hệ giữa bạn và lãnh đạo sẽ tốt hơn nhiều.

      Không nên giải thích nhiều

        Khi bị lãnh đạo phê bình, tranh luận là điều không cần thiết. Nếu mục đích của bạn chỉ là để không bị phê bình nữa thì hãy lắng nghe và tiếp thu. Là một nhân viên tốt, khi bị cấp trên chê trách, nhất định phải hiểu rõ điểm này: Lãnh đạo chỉ nhìn thấy kết quả, không muốn nghe bạn nói về quá trình đạt được kết quả đó.

Đối với nhân viên cấp dưới, không viện lí do chính là chấp hành. Cho dù làm việc gì đều phải nhớ trách nhiệm của mình. Cho dù ở vị trí nào, cũng phải có trách nhiệm với công việc. Công việc là thứ phải chấp hành vô điều kiện.

       Đương nhiên, cũng có trường hợp bạn thật sự bị “oan”. Lúc này bạn nên xử sự thế nào? Nếu bạn cho rằng bản thân thực sự không cần thiết phải tiếp nhận phê bình, có thể thể hiện thái độ lấy làm tiếc, nhưng điều này hoàn toàn không giống nhận lỗi, mà chỉ là phép lịch sự cho thấy bạn là người có văn hóa và biết cảm thông, tha thứ cho người khác. Ngoài ra, bạn có thể tìm cơ hội bày tỏ, nhưng phải nói đến nơi đến chốn. Thời gian có thể chứng minh tất cả, cố gắng có thể mang lại sự thay đổi. Người nhân viên thông minh sẽ không rối trí khi bị cấp trên phê bình, mà sẽ giữ được bình tĩnh. Khi bị phê bình, chỉ cần khéo léo giải quyết bằng lí trí, đó có thể sẽ chính là cơ hội cho bạn tiến bộ.

 Tỏ thái độ thành khẩn khi bị phê bình

         Khi bị phê bình hoặc bị lãnh đạo chỉ ra lỗi sai, rất ít người cho rằng 100% là lỗi của mình. Ví dụ, khi lãnh đạo yêu cầu bạn làm một bảng giá, xuất hiện lỗi tính toán sai, đây rõ ràng là lỗi của bạn, nhưng hầu hết mọi người đều tìm lí do biện minh, như “Do bị giục gấp quá nên tính toán bị sai”, “Tôi đã định kiểm tra rồi nhưng quản lí lại mang đi mất”, “Lẽ ra không nên để tôi làm công việc này”... Lỗi sai thuộc về bản thân, nhưng con người luôn đổ lỗi cho lí do khách quan, điều này chỉ khiến bạn bị mất lòng tin và chứng tỏ bạn thiếu trách nhiệm trong công việc. Kể cả đối phương nêu ý kiến không đúng, nhưng đó là thiện ý muốn tốt cho bạn thì cũng nên nhẫn nhịn, thành khẩn chấp nhận. Sẽ không có gì bất lợi cho một người biết nhẫn nhịn.

Nhẫn nhịn ngoài mặt nhưng trong lòng phản đối, điều này cũng không đúng. Hãy khống chế tâm lí muốn phản bác, thể hiện thái độ thành khẩn và nói: “Tôi rất xin lỗi” hoặc “Tôi sẽ chú ý hơn”, điều này sẽ quyết định mối quan hệ của bạn với mọi người sau này có tốt đẹp hay không. Nếu bạn có thể thành thật xin lỗi, đối phương sẽ bỏ qua cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn tỏ thái độ không vui hoặc phản ứng tiêu cực trước lời nhắc nhở hoặc phê bình, quan hệ giữa hai bên sẽ gặp chướng ngại. Thái độ đó sẽ không mang lại điều gì tốt đẹp cho việc phát triển sự nghiệp của bạn.

[9].Cách từ chối lãnh đạo khi nhận được yêu cầu vượt quá khả năng.

         Trong công việc, khi nhận được yêu cầu của cấp trên mà bạn chắc chắn thực lực của mình không đáp ứng nổi và buộc lòng phải từ chối thì cũng tuyệt đối không được thể hiện ngay, trước tiên hãy cảm ơn sự tin tưởng của cấp trên, thể hiện rằng việc nhận được nhiệm vụ khiến bạn rất vui và bạn sẵn sàng cống hiến công sức, sau cùng hay nói về khó khăn của bản thân, khéo léo từ chối để cả hai bên đều có thể chấp nhận và không gây căng thẳng.

Đương nhiên, khi tiếp nhận những yêu cầu quá khó khăn từ lãnh đạo cấp trên hoặc nhận được nhiệm vụ mà bản thân không thể hoàn thành, chúng ta nhất định phải học cách từ chối. Từ chối lãnh đạo là một nghệ thuật, nhất định phải chú ý những điểm sau đây.

Lí do phải chính đáng

      Đầu tiên phải nói rõ bạn coi trọng công việc được giao và rất muốn tiếp nhận, sau đó hãy thể hiện sự nuối tiếc của bạn, nói rõ cụ thể tại sao bạn không thể chấp nhận. Ví dụ, “Tôi đang có kế hoạch phải thực hiện trong vòng 2 ngày.” Lí do chính đáng, thái độ thành thật nhất định sẽ nhận được sự thông cảm.

Không thể từ chối thẳng thừng

        Cho dù bạn có lí do chính đáng đến đâu, nhưng nếu lãnh đạo vẫn kiên quyết chọn bạn, lúc này, bạn không thể từ chối thẳng thừng, nếu không, lãnh đạo sẽ cho rằng bạn đang thoái thác, nghi ngờ khả năng và mất lòng tin đối với bạn, bạn sẽ vô tình bị mất đi nhiều cơ hội tốt.

Phương pháp nêu ý kiến chu toàn

        Nếu lãnh đạo vẫn kiên quyết giao công việc cho bạn, lúc này, bạn phải suy nghĩ kĩ, đừng cố gắng chỉ vì lời từ chối không được chấp nhận. Bạn có thể cùng ngồi xuống thảo luận kế hoạch với lãnh đạo, hoặc nói: “Nếu đã như vậy, thì chờ thêm một hôm nữa, khi công việc dãn bớt tôi sẽ bắt đầu làm, ông thấy có được không?” Bạn cũng có thể đề cử một người có năng lực với lãnh đạo, đồng thời khẳng định sẽ đóng góp ý kiến, hỗ trợ người đó. Như vậy, bạn sẽ nhận được sự thông cảm và lòng tin từ cấp trên, cuộc sống và công việc của bạn về sau cũng sẽ không gặp bất lợi.

         Nói chung, việc từ chối yêu cầu của lãnh đạo có thể sẽ gây ra kết quả không tốt, đặc biệt là với những người trẻ tuổi mới đi làm. Do đó, cho dù bạn từ chối việc công hay việc riêng thì đều cần phải có dũng khí. Mặc dù nói “không” với lãnh đạo không phải chuyện khiến người đó vui, nhưng nếu có thể nắm vững kĩ năng khéo léo nói “không”, bạn sẽ có thể “từ chối” mà như “không từ chối”, thái độ thành thật của bạn chắc chắn sẽ nhận được sự thông cảm.

     Trong công việc, khi lãnh đạo đưa ra những yêu cầu không hợp lí, bạn phải cân nhắc kĩ xem liệu mình có đảm nhận được không, có thể hoàn thành không, hãy suy xét dựa trên các yếu tố khách quan, mức độ khó dễ của vấn đề và năng lực bản thân, nếu cho rằng mình không thể chấp nhận, hãy lựa chọn cách nói thích hợp để từ chối, nhất định phải học cách nói “không” với lãnh đạo. Tuy nhiên, đây không phải chuyện đơn giản, phải vận dụng khéo léo các kĩ năng để tránh đối đầu trực tiếp với cấp trên. Vậy phải làm thế nào để lãnh đạo cấp trên không tức giận sau khi nghe bạn nói “Không”?

        Sắp tới hội diễn nhân dịp kỉ niệm thành lập công ty. Cấp trên quyết định giao hai vai diễn chính cho Ly ở phòng quảng cáo và Mạnh ở phòng hành chính. Hai người này đều là hạt nhân văn nghệ đã từng tham gia nhiều hoạt động của công ty, sự sắp xếp này đương nhiên rất hợp lí. Thế nhưng có một việc mà trong công ty không ai biết, đó là Ly và Mạnh đã từng có thời 'gian yêu nhau. Đê chứng tỏ sự chung thủy, Ly đã nói việc sắp xếp diễn kịch của công ty cho chồng chưa cưới biết. Không ngờ, chồng chưa cưới của cô không những không chịu hiểu mà còn tranh cãi với cô, yêu cầu cô không được tiếp xúc với Mạnh. Ly không muốn chồng chưa cưới giận, nhưng cũng không thể nói sự thật với lãnh đạo.

Sau khi cân nhắc, Ly đã đến tìm cấp trên. Nhìn thấy cấp trên đang bận rộn chuẩn bị cho buổi diễn, Ly vừa giúp đỡ vừa nói chuyện. Thấy lãnh đạo vui, cô bèn đi vào chủ đề chính:

“Thưa Giám đốc, anh biết đấy, tôi rất thích văn nghệ. Anh tin tưởng tôi như vậy, trong lòng tôi rất vui và cảm động. Nhưng phân tôi và Mạnh đóng làm vợ chồng, tôi thấy không thích hợp lắm. Liệu anh có thể giữ anh ấy và tìm nữ diễn viên khác được không? Tôi và Mạnh có thể cùng diễn vai khác, nhưng như vậy anh lại mất công chọn vở kịch khác”.

Cuối cùng, Ly còn tinh nghịch nói với Giám đốc: “Giám đốc ạ, tôi và bạn trai sắp kết hôn rồi, nếu anh đồng ý, tôi sẽ để giành kẹo cưới cho anh”.

Lời Ly nói rất thành thật, Giám đốc cũng là người linh hoạt nên đã nhanh chóng hiểu hàm ý trong lời nói đó. Anh bật cười và vui vẻ đáp ứng yêu cầu của Ly.

Ly đã giải quyết chuyện này rất tốt. Tại chốn công sở, khi cấp trên đưa ra một yêu cầu mà vì một lí do nào đó mà bạn phải từ chối, tuyệt đối không nên ngay lập tức tỏ thái độ không chấp nhận. Trước tiên hãy cảm ơn lãnh đạo đã tin tưởng bạn, thể hiện rằng bạn sẵn lòng vui vẻ cống hiến, tuy nhiên sau đó hãy nói rõ khó khăn của mình để khéo léo từ chối. Như vậy hai bên đều có thể chấp nhận mà không gây ra tình trạng căng thẳng.

Một ngày, Giám đốc công ty chỉ vào tập tài liệu khoảng 30 đến 40 trang và nói với người thư kí mới vào công ty chưa lâu: “Mai, tối nay cô hãy đánh máy tập tài liệu này.” Mai nghe thấy vậy, nhìn tập tài liệu, mặt biến sắc và nói: “Nhiều thế này làm sao tôi đánh nổi?” “Không nổi ư? Vậy để tôi giao cho cô việc khác nhẹ nhàng hơn nhé!” Vị Giám đốc rất giận, và Mai cũng được một kinh nghiệm nhớ đời.

Việc Mai bị trách mắng thật đáng tiếc. Tuy nhiên, đây là kết quả đương nhiên do thái độ của Mai. Cô đã trực tiếp từ chối yêu cầu của lãnh đạo, khiến lãnh đạo cảm thấy cô đang chống đối, không phục tùng sự sắp xếp, coi nhẹ cấp trên, vì thế, bị trách mắng là điều khó tránh khỏi. Nếu như lúc đó Mai lập tức lấy tập tài liệu và đánh máy ngay, khoảng một đến hai tiếng sau, giao phần đã đánh xong cho Giám đốc xem, rồi nhẹ nhàng nêu khó khăn của mình, như vậy Giám đốc nhất định sẽ hài lòng với biểu hiện của cô. Điều này không chỉ giúp giữ sự uy nghiêm của cấp trên, mà còn khiến cấp trên ý thức được rằng yêu cầu của mình không hợp lí và đồng ý kéo dài thời hạn để không làm khó cho cấp dưới.

( theo Khéo ăn nói sẽ có được thiên hạ -Tác giả: Trác Nhã)